Une copie téléchargeable de nos règlements généraux, en date de juin 2024

PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DU 15 JUIN 2024 À 9H30, AU CHALET DES LOISIRS D’ENTRELACS.

1.  Ouverture de la réunion  

 

La réunion ouvre à 9h35, avec quelques mots d’accueil de la présidente, France Piotte.

 

2.         Constat du quorum et adoption de l’ordre du jour

            

            . Sur proposition de Bruce Calhoun, secondé par Sophie Galarneau, l’ordre du jour est adopté.

 

3. Approbation du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle 2022

 

Sur proposition de Ric Garland, secondé par Louis Loranger, le procès-verbal est adopté.

 

4. Mot de la présidente

 

France Piotte présente les membres du CA, et fait état des priorités pour l’année qui suit. Celles-ci comportent quelques nouveautés (dont le rapport sera fait plus tard dans la réunion). Elle souligne deux éléments centraux de son approche pour l’année qui suit, qui sont la communication et la collaboration.

 

5.  États financiers

 

La trésorière, Christine Chartier, donne un rapport détaillé sur les finances de l’ADLIE. Pour l’année 23-24, il y a 18,063.61 de revenus, et 19,716.05 de dépenses, donnant un déficit de 1652.43 pour l’année. Les avoirs de l’ADLIE passent de 19,926 à 18,274.

 

6. Bilan des réalisations et des activités de l’année 2023-24  

 

France Piotte fait une présentation et des activités de l’année.

 

            - Démarches pour obtenir le statut d’organisme charitable : Le dossier est bien avancé, et les démarches doivent aboutir bientôt. Des remerciements sont dus à Alain Trudeau, qui pilote le dossier.

 

            - Il y a eu plusieurs rencontres avec la municipalité, et une collaboration active s’est installée avec les associations du lac Patrick et du lac Pauzé.

 

            - Le CA a travaillé sur plusieurs points règlementaires :

a)    Une modification au statut de membre: le dossier sera abordé plus tard dans la réunion

2. La rédaction et adoption d’une politique de confidentialité des données personnelles (conformité avec la loi 25);
3. La rédaction et adoption d’un code d’éthique et de déontologie régissant les membres du conseil d’administration;
4. La rédaction, adoption et signature par les membres du CA d’un formulaire de déclaration acceptant les règles et des potentielles sources de conflit d’intérêt.

 

            - Le programme d’ensemencement du lac s’est poursuivi cette année.1111 truites ont été déposées. Des remerciements sont faits pour leurs contributions à la municipalité, et aux organismes suivants : Monsieur Vide-Tout, Rona-Riopel, Les constructions S. Larocque, Chalets Évasion, Centre d’orthodontie Y.H.R., et Dépanneur d’Entrelacs, ainsi qu’aux membres du CA et à Ric Garland qui ont aidé pour le déversement des poissons.

 

            - L’analyse de l’eau du Lac, qui se fait depuis 60 ans, s’est poursuivie cette année, et pour l’eau du lac, et pour l’eau privée. Les résultats de 2023 sont présentés. Ils sont disponibles sur la page Web. Remerciements aux bénévoles qui ont aidé dans la démarche : Rick et Sue Garland, Andrew Tees, Thérèse Robitaille et David Wright.

Il y a du nouveau pour l’année 2024 : d’abord, une collaboration avec les associations des lacs Pauzé, et Patrick, et, par suite d’un appel d’offres, l’utilisation des services d’un laboratoire accrédité, dans le but de donner une assurance accrue pour les utilisateurs privés. L’échantillonnage se fera le 4 aout, et pour l’analyse privée, et pour l’eau du lac. L’augmentation du prix de l’analyse veut dire qu’il y aura moins de points d’échantillonnage dans le lac.

 

            - Il y a eu une réactualisation des règlements du Prix Maurice Baril, avec au plus un prix par année, des mises en nomination, et un comité chargé de l’octroi.  Les critères sont disponibles sur le site web.

 

            - L’étude sur le plongeon-huard devrait aboutir, même si les résultats tardent.

 

            - Le programme de vidanges des fosses continue, avec trois sessions par année, et celui de ramonage aussi, avec une seule session.

 

Pour les activités à venir :

            - Une annonce a été faite du souper de l’ADLIE, qui aura lieu le 17 août. Le traiteur choisi se spécialise dans les grillades portugaises.

            - Une nouveauté de cette année a été le lancement d’un système géomatique pour suivre l’évolution du lac; le but étant d’incorporer toutes les données et de les présenter de façon unifiée. L’outil est en voie d’élaboration. Louis-Paul Beaudry et François Henri sont remerciés pour leur aide.

 

            - Une brigade de vigie des plantes aquatiques sera mise en place. Il y a un appel de volontaires, et une session de formation sur terrain pour identification des plantes aquatiques chapeautée par OBV-L’Assomption (CARA), le 2 août 2024.

 

            - Un cours d’initiation à la pêche doit être organisé pour les jeunes, en collaboration avec Culture et Loisirs Entrelacs.

 

            - Un concours de revitalisation des rives a été lancé, avec à l’appui un programme d’achat regroupé de plantes

 

 

7. Perspectives pour l’année à venir

 

France PIotte nous entretient des grandes lignes pour l’année à venir, avec emphase sur les thèmes de la continuité, de la collaboration et de la communication.

 

Les services aux membres aux membres continuent, et certains se bonifient ;

 

Pour les dossiers en cours, à mener à bon port, elle cite la géomatique, la sensibilisation aux bandes riveraines, la vigie des plantes aquatiques, et un nouvel outil à rajouter, qui est le suivi du périphyton. 

 

Elle souligne que l’ADLIE a besoin de l’appui de tous ses membres, de leurs idées, de leur temps, et de leur engagement. Des volontaires sont cherchés en particulier pour le suivi du périphyton, la vigie des plantes aquatiques, la géomatique, les tests d’eau, et l’organisation d’activités.

 

8. Mot de la mairesse

 

La mairesse d’Entrelacs, Mme Sophie Galarneau, nous a brièvement entretenu de quelques points saillants de l’année. Elle souligne d’abord l’utilité des rencontres avec les associations des lacs; puis elle nous rapporte des points saillants, dont la signature de la Déclaration sur l’Environnement, la relance du Comité Consultatif sur l’Environnement, une modification du règlement sur les bateaux, qui vise à empêcher les bateaux à moteur ‘in-bord’ appartenant à des non-résidents de venir sur le lac, et impose les heures de bureau pour les permis des bateaux à moteur hors-bord de non-résidents. La patrouille a été modifiée, pour devenir une patrouille communautaire. Elle donne aussi un rapport sur les demandes de permis de location à court terme. Il y a eu 15 demandes, et 9 refus.

 

Les membres posent des questions sur les règlements de wakesurf, sur la patrouille, sur la disponibilité de la carte qui indique les endroits recommandés, et plus généralement sur la diffusion d’informations. 

 

 

9. Résolutions

 

Jacques Hurtubise présente des modifications aux règlements.

 

1. Statut de membre.

 

Une modification du statut de membre est proposée, avec deux volets, un premier pour faire en sorte que la date d’inscription ou de renouvellement coïncide avec l’inscription en ligne, et un deuxième qui introduit des catégories qui reflètent la réalité de notre association.

 

Le texte se lit comme suit : 

 

1. 1.     Enregistrement des adhésions

Les demandes d’adhésion se font par l’intermédiaire du site Web de l’ADLIE, en remplissant le formulaire et en acquittant la cotisation annuelle. Les demandes d’adhésion doivent être approuvées par le conseil, normalement à la première réunion suivant la date de la demande.  Les demandes d’adhésion peuvent provenir d’individus, d’autres organisations ou d’entités.

1. 2.     Période d’adhésion et renouvellement

La période d’adhésion est d’un an, commençant à la date d’inscription de la demande. Les renouvellements se font pour un an, par l’intermédiaire du site Web de l’ADLIE, avec paiement de la cotisation et en conformité avec les politiques de l’ADLIE. La période du renouvellement commence à la date d’échéance de la période précédente. Les membres ont une période de grâce de deux mois après l’expiration de leur adhésion pour renouveler, après quoi le renouvellement sera considéré comme une demande d’adhésion.

1. 3. Catégories de membres.

Il y a trois catégories de membres : 

• les membres réguliers, qui ont droit à tous les privilèges d’un membre de l’association, et ont droit de vote aux assemblées; 
• les membres associés, qui partagent l’adresse  d’un membre régulier, et qui ont droit à tous les privilèges d’un membre régulier de l’association, sauf le droit de vote aux assemblées (sauf si le membre régulier qui lui est associé lui délègue son droit de vote); il y en a au plus un par membre régulier. 
• les membres affiliés, qui ont un lien de parenté avec un membre régulier, sans partager l’adresse du membre régulier, et qui ont droit à tous les privilèges d’un membre de l’association, mais qui n’ont pas droit de vote aux assemblées.

 

3.4       Vote

L’acte constitutif indique que les membres réguliers disposent d’un vote aux assemblées des membres de l’ADLIE. Ce vote peut être délégué à leur membre associé, le cas échéant.

1. 7. Fin de l’adhésion

 

1. 1. 1.  L’adhésion d’un membre prend fin automatiquement dans les cas suivants :

la démission du membre ou, dans le cas d’une entité, sa dissolution; 

le décès du membre;

l’expiration de la période d’adhésion du membre et le non-renouvellement de son adhésion;

l’exclusion du membre ou la perte de la qualité de membre en conformité avec l’acte constitutif ou les règlements généraux;

la liquidation ou la dissolution de l’ADLIE;

le non-renouvellement de son adhésion dans les délais prévus au paragraphe 3.2. 

 

 

Les autres articles restants inchangés, sauf pour une renumérotation. La motion est appuyée par Ric Garland, et secondée par Louise Hodder. La proposition est adoptée à l’unanimité.

 

 

2. Quorum du CA :

 

Pour éviter l’impossibilité en milieu d’année de constituer un quorum, il est proposé.  

 

6.4 La majorité du nombre d’administrateurs en fonction à la date de la réunion constitue le quorum à une réunion du conseil. Un administrateur absent ne peut nommer de suppléant pour assister à la réunion à sa place.

 

Remplaçant 

 

6.4 La majorité du nombre d’administrateurs mentionné au paragraphe 5.1 constitue le quorum à une réunion du conseil. Il ne peut y avoir d’administrateur suppléant.

 

 

La proposition est appuyée par Ric Garland, secondée par Bruce Calhoun. Un amendement, demandant que le quorum soit d’au moins trois, insérant ‘tant que cette majorité comprenne au moins trois personnes’ entre ‘réunion’ et ‘constitue’  , est déposé par Louise Hodder, et secondé par Jeanne Allard. L’amendement, et la proposition, sont adoptés à l’unanimité.

 

 

3. Ajouts aux conditions pour devenir membre du CA

 

Le CA s’est doté d’un code de d’éthique et de déontologie, et on veut que les candidatures soient le résultat d’un peu d’anticipation plutôt que d’un coup de tête.

 

Les modifications proposées consistent en deux rajouts :

 

5.2.3 Les administrateurs s’engagent à prendre connaissance du code d’éthique et de déontologie régissant les membres du conseil d’administration de l’ADLIE et à signer le formulaire de déclaration de conflits d’intérêt potentiels.

 

5.4.1 Tout membre intéressé à devenir administrateur doit déposer sa candidature au moins une semaine avant l’assemblée générale. Pour ce faire, il doit faire part de son intérêt par une lettre de motivation adressée au secrétaire. 

 

Les autres clauses devant être renumérotées en conséquence. La motion est proposée par Nancy Wright, secondée par Ric Garland et adoptée à l’unanimité. 

 

10. Élection des membres du Conseil d’Administration

 

Cinq membres du Conseil d’Administration ont été élus l’année passée pour deux ans, et donc leurs mandats continuent :

 

Bruce Calhoun

Christine Chartier 

Jacques Hurtubise

Alain Trudeau 

Nancy Wright

 

Les mandats de quatre membres arrivent à échéance :

 

Bernard Gagné

Daniel Hodder

Norman Kanemy

France Piotte

 

Il y a donc 6 postes à combler, des 11 postes au conseil.  Deux membres (Daniel Hodder, Norman Kanemy) ne se représentent pas. 

 

Un appel de candidatures est fait à l’auditoire, et les candidats pour le Conseil sont :

 

Bernard Gagné

Valérie Lapointe

Jorge Leite

France Piotte

David Wright

 

Ils sont élus par acclamation. L’assemblée profite du moment pour exprimer leur reconnaissance à Daniel Hodder et à Norman Kanemy pour tous leurs efforts au service de l’ADLIE pendant de nombreuses années. 

 

11. Varia : Bruce Calhoun nous donne un bref rapport sur l’étude sur les huards, et nous souligne l’importance de se tenir éloignés des nids pendant la période de nidification (mai-juin)

 

12. Levée de l’assemblée 

 

La levée de l’assemblée a eu lieu vers 11h30; elle a été suivie par le dévoilement d’une plaque à la mémoire de Micheline Loranger, en présence de la famille et de la mairesse. 

Une copie téléchargeable du procès-verbal de l'assemblée générale annuelle 2023

La loi prévoit que tout organisme à but non lucratif doit se doter d'une politique de confidentialité. Voici une copie téléchargeable de la nôtre.

Une copie téléchargeable du code d'éthique des administrateurs, adopté en 2024